Yliopistolla on matkatoimistopalvelusopimus SMT:n kanssa. Matkakustannusten pienentämiseksi ja matkustusprosessien kehittämisen vuoksi kaikki yliopiston matkatoimisto-ostot keskitetään sopimuskumppanille.

Matkustamiseen liittyvä neuvonta: Kumpulan kampuspalvelukeskus, Tuomo Palosaari, huone D236, puh. 51645, 050-4155404, tuomo.palosaari(at)helsinki.fi) ja Leena Kekäläinen (huone D236, puh. 51335, leena.kekalainen(at)helsinki.fi)

Ohjeet:

SAP-käyttöopas, matkustajan ohje: https://flamma.helsinki.fi/content/res/pri/HY1002530
Helsingin yliopiston matkustusohje 2015: https://flamma.helsinki.fi/content/res/pri/HY332646

Matkustusohjeet Flammassa:

https://flamma.helsinki.fi/portal/home/sisalto?_nfpb=true&_pageLabel=pp_list&placeId=HYMIGR_B1_9146

Matkapyyntö

Matkalle lähtö alkaa matkapyynnön tekemisellä, jota varten pyydetään lähiesimieheltä (esimerkiksi projektin johtaja) hyväksyntä. Matkapyyntö tehdään SAP-ohjelmassa  www.helsinki.fi/sap
"Matkan aihe/peruste" -kenttään kirjoitetaan matkan tarkoitus (esim. konferenssin nimi). "Huomautukset" -kenttään kirjoitetaan, kenen kanssa matkasta on sovittu.   

Matkavaraus

Tilattaessa matkustuspalveluita yliopiston laskuun on matkustajalla oltava matkasta matkapyyntö.
Tilaa matkaliput ja majoitus:

• Arean Pro online- varauspalvelun kautta (kirjaudu SAP- ohjelmaan, valitse matkahallinta- välilehdeltä matkojen varaus)
• sähköpostitse osoitteesta yliopisto(at)smt.fi  tai
• puhelimitse numerosta 010 818 9580 (palveluaika ma-pe klo 8-17)

Pyydä tilatessasi, että lasku osoitetaan tietojenkäsittelytieteen laitokselle tai projektillesi. Viitteeksi merkitään matkustajan nimi ja tulosyksikkö (laitos H523, HIIT H5233). Yliopisto ei voi maksaa yksityishenkilölle osoitettuja laskuja.

Konferenssiin ilmoittautuminen

Maksaminen luottokortilla

Jos sinulla ei ole First card -korttia, etkä halua maksaa osallistumismaksua omalla luottokortillasi, ota yhteys tutkimusryhmäsi johtajaan (jolla tulisi olla HY:n maksuvastuulla oleva First card -kortti) tai Tiina Väisäseen (huone D243).

Maksaminen pankkisiirrolla

Mikäli maksun voi hoitaa tilisiirrolla, tulosta konferenssin ilmoittautumislomake, täytä ja allekirjoita se. Tarkista, että lomakkeessa on pankkitilitiedot, jolle maksu halutaan maksaa. Liitä mukaan kopio matkapyynnöstä ja toimita ne Heidi Kinnuselle (huone D238). Konferenssimaksun maksaminen tilisiirrolla saattaa kestää jopa kaksi viikkoa, joten mikäli konferenssimaksu erääntyy kahden viikon sisällä, on maksu parempi maksaa itse ja laskuttaa se matkalaskun yhteydessä tai käteislaskulomakkeella.

Matkaennakko

Matkaennakkoa voi tarvittaessa saada 80% matkan kokonaiskuluista. Ennakkoa haetaan matkapyynnöllä ja se on tehtävä hyvissä ajoin (2 viikkoa) ennen työmatkaa. Matkaennakoita käytetään vain silloin, jos matka kohdistuu maahan, jossa maksukortin käyttö maksuvälineenä ei toimi.

Matkavakuutus

Yliopiston työntekijöillä on koti- ja ulkomaan työmatkoja (sisältää sotariskialueet) varten matkustajavakuutus enintään 3kk kestävillä matkoilla. Matkavakuutuksen voimassaolon edellytyksenä on aina se, että matkustajalla on matkalle kirjallinen/sähköinen matkapyyntö. Vakuutus kattaa myös matkatavarat (1500 euroa per matka). 
Lisätietoja: https://flamma.helsinki.fi/portal/home/sisalto?_nfpb=true&_pageLabel=pp_list&placeId=HYMIGR_B1_9146

Matkalasku

Matkalasku tulee tehdä kahden kuukauden sisällä matkan päättymisestä (paitsi vuodenvaihteessa, jolloin matkalasku tehdään välittömästi).
Matkalasku tehdään SAPissa, ja kuluista tulee esittää alkuperäiset kuitit. Niittaa alkuperäiset kuitit A4-arkille ja lisää henkilönumerosi sekä matkalaskun numero, jotka näkyvät SAPissa. Toimita kuitit Kumpulan kampuspalvelukeskukseen Tuomo Palosaarelle (huone D236).

Matkalaskussa käteismaksun "Verokoodi" valitaan kuitissa näkyvän arvonlisäveron perusteella. Pääsääntöisesti ulkomaisissa maksuissa alv 0%. Vaihtoehdot saa näkyviin listasta (nuoli alas). Varmista, että matkan kulut on kohdistettu oikealle projektille =(wbs).

Matkakortti

Omalla matkakortilla maksettuja matkoja ei korvata. Jos Helsingin sisäisen liikenteen tai seutumatkan hinnan haluaa matkalaskussa velkoa, niin lippu pitää ostaa kuljettajalta ja tositetta vastaan matka maksetaan.

Maksukortit

Yliopisto kustantaa työmatkoilla käytettäväksi tarkoitetun First Card -maksukortin. First Card on MasterCard-kortti, joka käy maksuvälineenä yli 230 maassa. Korteilla tekemille ostoille ja käteisnostoille saa keskimäärin 30 päivää korotonta maksuaikaa. Henkilökohtaisella maksuvastuulla olevan kortin voivat saada henkilöt, jotka matkustavat vähintään 4-5 kertaa vuodessa. Lisätietoja Flammasta.