LIITE 4 laitoskokous 27.8.2002 Helsingissä 8.8.2002 Helsingin yliopiston tietojenkäsittelytieteen laitoksen alustava viestintäsuunnitelma Johdanto 1 Laitos 1 Viestinnän nykytila – lähtökohdat 2 Sijoittuminen tietojenkäsittelytieteen kentälle 2 Viestit, kanavat ja keinot 3 Viestinnän kohderyhmät 3 Kohderyhmätavoitteita ja mahdollisia tehtäviä tulevalle vuodelle 4 Laitoksen henkilökunta 4 Opiskelijat 4 Tulevat opiskelijat 4 Vieraat 5 Tiedekunta ja yliopisto 5 Media 5 Rahoittajat, yritykset ja muut sidosryhmät 5 Kaikkia sidosryhmiä koskevat toimenpiteet 5 Pitkän aikavälin tavoitteita 6 Johdanto Yhteisöviestintä on lähtökohdiltaan hyvin yksinkertaista. Tarkoituksena on tukea yhteisön tavoitteiden toteutumista viestinnän muodossa. Käytännössä tämä tarkoittaa yhteisön tavoitteiden ja vision pukemista ymmärrettävään muotoon ja viemistä tärkeimpien kohderyhmien ulottuville. Hyvä viestintä on houkuttelevaa, systemaattisista ja totuudenmukaista. Viestinnän suunnittelu lähtee organisaation arjesta ja päätyy tarkoituksenmukaisiin keinoihin. Viestinnän peruslähtökohdat, tavoitekuva ja perusviestit, pysyvät muuttumattomina. Viestinnän voima on toistossa ja aidossa vuorovaikutuksessa. Alla on esitelty ajatuksia laitosviestintämme kehittämiselle. Keskustelemme muistion teemoista maanantain johtoryhmässä. Onnistunut profilointi, laitoksen selväpiirteisen identiteetin rakentaminen, edellyttää ainakin joitakin valintoja. Laitos Helsingin yliopiston tietojenkäsittelytieteen laitos on Suomen suurin monialaiseen yliopistoon kuuluva tietojenkäsittelyn opetus- ja tutkimusyksikkö. Laitos on perustettu vuonna 1967 ja osa matemaattis-luonnontieteellistä tiedekuntaa. Opetuksessa laitos tarjoaa tietojenkäsittelyn käsitteellistä perustaa korostavan ajanmukaisen ja monipuolisen koulutusohjelman,joka tuottaa asiantuntijoita yritysten kehitys- ja tuotantotehtäviin sekä tutkimukseen. Opetus perustuu tietojenkäsittelytieteen vakiintuneeseen ydinalueeseen ja mukautuu alan kehityksen uusiin osaamistarpeisiin. Laitoksen opetustoiminnassa painotetaan käsitteellistä ajattelutapaa, kykyä hankkia ja soveltaa olemassaolevaa tietoa, valmiuksia ongelmanratkaisuun ja valmiuksia jatkuvaan oppimiseen. Laitos harjoittaa korkeatasoista tutkimusta valituilla aloilla ja tähtää tietyillä kapeilla erikoisaloilla kansainväliseen kärkeen. Alojen valintaan vaikuttavat tietojenkäsittelytieteen kehitys, tietotekniikan yhteiskunnalliset näkymät ja tutkijoiden kiinnostusprofiilit. Laitos korostaa IT-yritysten, tietojenkäsittelyä soveltavien tutkimuslaitosten ja yliopiston välisen vuorovaikutuksen merkitystä. Viestinnän nykytila – lähtökohdat Laitoksen viestinnästä vastaa tiedottaja, joka johtoryhmän ohjauksessa suunnittelee ja toteuttaa laitoskuvatavoitteiden mukaista viestintää. Laitostiedottajan puolipäiväinen toimi on muutettu kokopäivätoimiseksi. Puolipäiväinen laitostiedottajan tehtävät ovat keskittyneet lähinnä julkaisuihin ja sisäiseen viestintään. Keskeisiä ja toistuvia projekteja ovat olleet toimintakertomus, joka toinen vuosi tehtävä opiskelijajulkaisu Databitti, laitosesite, vuosittainen laitospäivä, abi- ja lukioyhteistyö sekä laitoksen verkkosivujen ylläpito. Sisäisen viestinnän kanavina toimivat lähinnä ilmoitustaulut ja sähköposti. Laitos ei ole juuri panostanut ulkoisen kuvansa kehittämiseen, vaikka asian tärkeys onkin tiedostettu. Laitos kokee olevansa aliarvostettu ja laitoksen (sisäinen) identiteetti on pirstoutunut. Lähivuosien viestinnän tärkeimmät haasteet liittyvät kaikkien keskeisten kohderyhmien huomioonottamiseen, ryhmien välisen vuorovaikutuksen lisäämiseen sekä ulkoisen tunnetuuden kasvattamiseen. Sijoittuminen tietojenkäsittelytieteen kentälle Helsingin yliopiston tietojenkäsittelytieteen laitos on alan suurin yliopistolaitos Suomessa. Samaa kokoluokkaa oleva Teknillisen korkeakoulun tietotekniikan osasto haluaa sekin profiloitua maamme johtavana tieteellisenä alan yksikkönä. Ammattikorkeakoulutasoista alan opetusta antavat pääkaupunkiseudulla Helsingin liiketalouden ammattikorkeakoulukoulu Helia sekä Uudenmaan maakunnallinen ammattikorkeakoulu Laurea. Viimeksi mainituilla on vahva ammatillinen identiteetti. Tietojenkäsittelytiede on hyvin edustettuna maamme korkeakouluissa. Vastaava laitos löytyy lähes kaikista suurista yliopistoista sekä ammattikorkeakouluista. Opiskelijavalinnoissa korostuvatkin alueelliset tekijät ja vain harvoilla yksiköillä on mahdollisuuksia olla aidosti valtakunnallisia toimijoita. Osana maan suurinta ja vanhinta yliopistoa tietojenkäsittelytieteen laitos voi periaatteessa houkutella maan parhaat alan opiskelijat. Laitoksen strategiapäivillä tehdyssä SWOT-analyysissä laitoksen suurimpina vahvuuksina nähtiin laaja-alaisuus, koko ja resurssit,ulkopuolinen rahoitus ja opettajatutorointi. Heikkouksia olivat vastaavasti turha vaatimattomuus ja profiilittomuus – nyt esimerkiksi tutkimuksesta on vaikea erottaa selviä kärkiä tai vahvuuksia. Selväpiirteisempi asemointi alan kentälle vahvistaisi myös laitoksen sisäistä identiteettiä – ja toisaalta vahva sisäinen identiteetti heijastuu myös ulospäin. Viestit, kanavat ja keinot Ilman mietittyä tavoiteprofiilia – mielikuvien kokonaisuutta, jota laitos haluaa viestiä yhteistyö- ja kohderyhmilleen – viestintä ei johda mihinkään. Hyvä tavoitekuva muodostuu muutamasta keskeisestä avainsanasta/lauseesta (perusviesteistä) ja perustuu kestävälle asemoinnille tietojenkäsittelytieteen tutkimuksen ja opetuksen kentälle. Profiloinnin ohella on muistettava myös laitoksen yleishyödyllinen viranomaistehtävä: toiminnasta ja sen tuloksista on tiedotettava avoimesti ja ymmärrettävästi. Mitä selkeämmät ja mitattavammat viestinnän tavoitteet ovat, sitä parempi. Asemoinnista, tavoitekuvasta ja viesteistä keskustellaan maanantain johtoryhmässä sekä mahdollisesti syksyn laitoskokouksessa. Tärkeitä kysymyksiä ovat: Mihin laitosviestinnällä pyritään? Mikä on tavoitekuvamme ja perusviestimme? Suomen suurin, johtava, kansainvälinen, monipuolinen, avoin, yhteistyökykyinen, joustava, poikkitieteellinen vai jotain ihan muuta? Mikä tekee meistä tietojenkäsittelytieteen laitoksen ja mihin haluamme mennä? Luontevia (kovinta osaamista edustavia) viestien ankkureita ovat ainakin Linux (ympäristö), HIIT/BRU ja FDK? Miten voisimme viestiä em. asioista ja tukeeko viestintä laitoksen (muuta) toimintaa? Voidaanko laitoksen perusviestit kytkeä näihin asioihin? Viestinnässä keskeisesti esillä olevilla asiakokonaisuuksilla tulisi olla hyvät ja luontevat puhemiehet – kontaktihenkilöt. Löytyykö laitokselta? Kuinka ja keitä asiantuntijoitamme tuomme tietoisesti esille? Mitä muita viestien ankkureita meillä voisi olla? Semantic Web? Virtuaaliopetus? Muutto uusiin tiloihin? Kanavat ja keinot valitaan tapauskohtaisesti. Mahdollisuuksien mukaan korostetaan henkilökohtaista kontaktia. Suuria kohderyhmiä – lähinnä suuri yleisö ja tulevat opiskelijat – lähestytään myös välillisesti verkon ja muiden joukkoviestinten välityksellä. Sähköisiä kanavia suositaan ja verkkoviestintää kehitetään. Viestinnän tulee olla kaksisuuntaista ja luotaavaa – toimintaympäristöä seurataan ja ajankohtaisiin asioihin otetaan kantaa. Johtoryhmässä keskustellaan myös viestinnän kohderyhmistä, painopisteistä ja tavoitteista. Onko joku kohderyhmä meille nyt erityisen tärkeä ja miksi? Mihin viestinnässä tulisi keskittyä? Viestinnän kohderyhmät - Laitoksen henkilökunta - Opiskelijat - Tulevat opiskelijat - Vieraat - Tiedekunta ja yliopisto - Media - Yhteistyökumppanit – esimerkiksi yritykset ja rahoittajat Kohderyhmätavoitteita ja mahdollisia tehtäviä tulevalle vuodelle Laitoksen henkilökunta - Sisäistä koheesiota ja tiedonkulkua parennettaan kerran kuussa ilmestyvällä sisäisellä verkkolehdellä, joka kokoaa kuukauden kuulumiset ja esittelee ajankohtaisia tutkimushankkeita, -ryhmiä, henkilöitä jne. Ensimmäinen lehti ilmestyy syyskuussa 2002. - Syyskuun alussa järjestetään lukukauden avajaistilaisuus, henkilökunnan yhteinen kahvihetki Unicafessa. Yhteisiin tilaisuuksiin kuten pikkujouluihin sekä strategia- että laitospäiviin kiinnitetään erityistä huomiota. - Uusille työntekijöille laaditaan yhdessä Päivi Karimäki-Suvannon kanssa hyvä perehdyspaketti ja korostetaan esimiehen/ryhmän vastuuta perehdyttämisessä. - Laitoksen ankeahkoa perusilmettä pyritään mahdollisuuksien mukaan edelleenkehittämään. - Yhteishengen ja laitosidentiteetin vahvistamiseksi voidaan pohtia jonkun laitosasusteen, esimerkiksi t-paidan hankintaa. - Lähdetään rakentamaan henkilökunnan käyttöön painokelpoista kuvatietokantaa. Keskustellaan aiheesta Petri Kutvosen kanssa. Opiskelijat - Lähennetään tutkimusta ja opetusta. Sisäistä tiedotuslehteä jaetaan myös opiskelijoille ja siinä kerrotaan myös heistä. - Lähennytään ainejärjestöä. Kutsutaan ainejärjestö rupattelemaan yhteistyömahdollisuuksista esim. yritysyhteistyössä. - Osallistutaan näkyvästi ainejärjestön 15-vuotisjuhliin. - Kiinnitetään erityistä huomiota uusiin opiskelijoihin. Kehitetään ensimmäisen päivän laitosinfoa ja infomateriaalia. Tulevat opiskelijat - Lukioihin lähteviin Databitteihin lisätään kaksikielinen saatekirje. Tietoa abi-infoista ja mahdollisuudesta käyttää ruotsinkielistä Databittiä opetusmateriaalina. Lehdet lähtevät lukioihin elokuun alkupuolella. - Laajennetaan abi-infoja. Vantaa, Uusimaa ja suurten kaupunkien matematiikka- ja tietotekniikkapainotteiset lukiot mukaan. - Laitoksen infotilaisuus pääkaupunkiseudun opoille viimeistään alkuvuodesta 2003. - Annetaan laitoksen opiskelijoille mahdollisuus mennä pitämään abi-infoa vanhaan kouluunsa. - Kehitetään laitoksen esittelymateriaalia. Abi-infoille laaditaan oma PowerPoint-sarja. - Osallistutaan mahdollisuuksien mukaan koulutusmessuille. - Databitti nettiin syksyllä. Tehdään jutuista verkkoversiot. Nettidatabitin teko voidaan ostaa esimerkiksi Yliopistopainolta. - Tutkitaan mahdollisuus oheismateriaalin kuten laitoskynien hankkimiseen. - Selvitetään lukioyhteystyön tila ja kehitysmahdollisuudet yhdessä Anni Rytkösen kanssa. Tiedotetaan keväällä ajoissa pääsykokeista ja mahdollisesti kasvatetaan yhteistyölukioiden määrää. Vieraat - Uudistetaan laitoksen esittelykalvot - Järjestetään tarpeen mukaan esittelykierroksia. Suunnitellaan kierros syksyllä 2002. - Selvitetään muistolahjapolitiikka - Tiedotetaan mielenkiintoisista vierailijoista/vierailuluennoista myös ulospäin. - Ulkomaalaisille työntekijöille perusinfolappunen Päivi Karimäki-Suvannon kanssa. Tiedekunta ja yliopisto - Kehitetään henkilötason yhteistyösuhteita erityisesti tiedekuntaan. - Tiedotetaan aktiivisesti laitoksen toiminnasta. Media - Kehitetään jatkuvaa uutisvirtaa talosta. Aina kun opetuksessa, tutkimuksessa tai henkilösuhteissa tapahtuu jotain mielenkiintoista, asiaa pohditaan myös julkisuuden näkökulmasta. Medianäkyvyys houkuttelee niin tutkimusrahaa kuin uusia opiskelijoitakin. Pyritään luomaan uutta toimintakulttuuria, jossa tiedotus nähdään olennaisena osana laitoksen toimintaa. - Luodaan henkilötason kontakteja mediaan. Pidetään mediailtapäivä syksyllä, jonne kutsutaan erityisesti suomalaista IT-mediaa sekä joitakin valtakunnallisen median edustajia (tiedetoimittajat). Tilaisuudessa pidetään pari ajankohtaista tietoiskua ja jaetaan yleisinfoa laitoksesta. - Tehdään lista lähikuukausien mielenkiintoisista uutisista, päätetään puhemiehistä ja haetaan tarvittaessa mediakoulutusta. - Kartoitetaan laitoksen asiantuntijat. Jaetaan listaa yhteystietoineen medialle. - Kehitetään mediaseurantaa. Tilataan tapauskohtaisesti (isommat tiedotteet tms.) Observer Oy:ltä, joka on käytännössä alan ainoa toimija Suomessa. - Ajankohtaisen keskustelun luotaamiseksi tilataan laitokselle keskeiset alan yleislehdet ja –julkaisut. Rahoittajat, yritykset ja muut sidosryhmät - Rakennetaan henkilötason yhteistyösuhteita rahoittajiin. Pohditaan keinoja yhteistyösuhteen kehittämiseen erityisesti Suomen Akatemian ja Tekesin kanssa. Kutsutaan rahoittajia tutustumaan ajankohtaisiin projekteihin. - Aloitetaan järjestelmällinen yritysyhteistyö. Perustetaan laitokselle teollisuusneuvottelukunta. - Tarjotaan laitoksen henkilöstöä puhujiksi erilaisiin alan (kaupallisiin) tilaisuuksiin. Mietitään laitoksen profiilin kannalta tärkeimpiä alueita/soveliaita henkilöitä ja välitetään viestiä seminaarijärjestäjille. - Rakennetaan yhteistyösuhteita muihin lähiyhteisöihin kuten Tietotekniikan liittoon, Ohjelmistoyrittäjiin, Tietoalojen liittoon, Helsingin Tietojenkäsittely-yhdistykseen, Limesiin jne. Kaikkia sidosryhmiä koskevat toimenpiteet - Jaetaan laitoksen toimintakertomusta kaikille edellä mainituille sidosryhmille ja aletaan rakentamaan toimivia osoite/yhteystietorekisterejä. Laitetaan toimintakertomus myös verkkoon. - Järjestetään Linuxin käyttöönoton kymmenvuotisjuhla marras-joulukuussa teemalla ”Menestys myös käytännössä”. Tapahtuma on samalla tilaisuus rummuttaa Open Source Development Centren tarpeellisuutta Suomessa/laitoksen yhteydessä. - Kehitetään laitoskarnevaalia. Päätetään päivä ajoissa ja pohditaan päivän suuntamista erityisesti jollekin ryhmälle. Karnevaalin yhteydessä voidaan järjestää erillinen sidosryhmäillallinen. - Vuoden 2002 toimintakertomuksen laatiminen aloitetaan ajoissa, loka-marraskuussa. Pitkän aikavälin tavoitteita Laitokselle rakennetaan leimallisesti omaa profiilia. Vaikka olemme osa Helsingin yliopistoa, meidät tunnettaan ensisijaisesti tietojenkäsittelytieteen laitoksena – Suomen johtavana ja kansainvälisesti merkittävänä alan opetus- ja tutkimusyksikkönä, jolla on hyvät, tavoitteelliset ja vuorovaikutteiset suhteet tärkeimpiin sidosryhmiinsä. Monelta osin viestinnän toimintamuodot ovat vielä kehittymättömät. Lähivuosien suurin haaste onkin järkevien toimintamuotojen kehittäminen yhteistyössä eri osapuolten kanssa. Erityistä huomiota tullaan kiinnittämään yritysyhteistyöhön sekä laitoksen ulkoiseen näkyvyyteen. Hyvällä viestinnällä vaikutetaan työyhteisön hyvinvointiin. Laitos on työpaikka siinä missä joku muukin ja työyhteisö on viestinnän kohderyhmistä se kaikkein tärkein. Hyvällä viestinnällä rakennetaan avointa ja luottamuksellista työilmapiiriä. Kehitetään laitoksen ilmettä. Laaditaan laitokselle helposti sovellettava graafinen ohjeisto, joilloin kaikki talosta lähtevä materiaali on ilmeeltään samansuuntaista. Kanavatasolla etenkin verkkoviestintä vaatisi uutta ajattelua. Laajasta ja hajanaisesta tekstipainotteisesta viestinnästä on päästävä kohti kohdennetumpaa ja verkkomaisempaa ilmaisua. Nyt laitoksen verkkosisällöt ovat usein liian laajoja ja vaikeasti hahmotettavissa. Verkkoviestintää tuleekin lähteä kehittämään systemaattisesti käyttäjien tarpeista. Laitoksen julkisista sivustoista rakennetaan yksinkertaisemmat, houkuttelevammat ja käyttäjäystävällisemmät. Laitoksen verkkoviestintää pohtimaan kannattaisi perustaa oma pitkän aikavälin projektiryhmänsä. Janne Saarinen PS. Tiedotusrutiineihin kuten www-päivityksiin, ilmoitustaulujen ylläpitoon, sisäiseen tutkimustiedotukseen, naamataulugallerian tai laitoksen leikekirjan ylläpitoon ei suunnitelmassa oteta kantaa. Tehtäviä hoidetaan ainakin toistaiseksi entiseen tapaan.